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La abolición de las reuniones interminables. ¡Mi fórmula infalible para evitarlas!
Queridos lectores, el sufrimiento PUEDE terminar y podemos recuperar nuestra energía.
En 2014, trabajaba en el departamento de marketing de una empresa en Argentina. Era bastante obsesiva con hacer las cosas bien. No solo porque me gusta el trabajo de calidad, sino por puro perfeccionismo . Inseguridad, sin duda. Pero... ese tema merece su propio boletín informativo.
Además, siempre buscaba complacer a los demás. Probablemente una de las mejores cualidades si tu propósito es servir a los demás, y una de las peores a la hora de establecer límites o presentar ideas innovadoras. El problema de combinar perfeccionismo e inseguridad es que crean una bomba de relojería para tu energía . Te conviertes en esclavo de reuniones interminables e inútiles que podrían haberse resuelto en minutos, simplemente porque no te atreviste a terminarlas antes. O, para ser justos, porque realmente no sabías cómo.
Así estuve yo durante años. Intentando sobrevivir al mundo de las reuniones interminables en mis días corporativos. 😅
No fue hasta que conocí a mis dos gurús de la productividad y de la rebeldía contra las normas establecidas, Ryan Serhant y Gary Vee, que escuché la idea más descabellada imaginable: la reunión de quince minutos. Todas sus reuniones duraban solo quince minutos. Recuerdo haber pensado que tenía que ser una tontería. Una exageración de marketing para convencernos de que, de alguna manera, operaban a un nivel superior al del resto de la humanidad. ¿Condensar dos horas en quince minutos? ¡Por favor! Eso no era productividad; era fantasía.
Para mi asombro... ¡resultó ser la mejor mejora de mi vida laboral! Y de mi carrera como orador público (les explicaré qué significa esto al final).
Damas y caballeros, les presento...
El marco conceptual detrás de "Las reuniones de quince minutos"
No fueron los quince minutos en sí lo que marcó la diferencia para estos gurús de la productividad. Fue la estructura. Probé muchos enfoques diferentes en mi propio negocio y descubrí un método que he estado utilizando desde entonces.
Llamadas de ventas, reuniones internas, sesiones de lluvia de ideas, cafés rápidos con alguien con quien realmente no quieres pasar una hora y, por supuesto, para todos los cerebros con TDAH que pierden completamente la noción del tiempo. Siempre me da el mismo resultado: más energía, decisiones más claras, pensamiento más fresco y mucho menos ruido mental. 💥
Ahora bien, no sé cómo Gary y Ryan llevan a cabo sus reuniones, pero después de años perfeccionando el concepto, creé el mío propio. La estructura es sorprendentemente sencilla.
A continuación he preparado una ilustración, y debajo de ella encontrará una explicación:
Antes de que comience la reunión, todos deben saber estas cuatro cosas.
Primero, EL TEMA. ¿Qué es exactamente lo que vamos a discutir? No tres temas disfrazados de uno solo, y mucho menos lo que surja cuando todos empiecen a hablar. Un solo tema.📍
Luego viene el TIEMPO DISPONIBLE . Esto es mucho más importante de lo que la gente cree, porque el cerebro empieza a sintetizar información de forma natural cuando sabe que el tiempo es limitado. Como nos ha demostrado la ley de Parkinson, dale dos horas y las aprovechará al máximo. Dale veinte minutos y, casi siempre, encontrará la manera de llegar al punto.
El tercer elemento es LA ESTRUCTURA . ¿Quién dirige la reunión? ¿Quién habla primero? ¿Cuándo se aceptan preguntas? Sin estructura, las conversaciones tienen la curiosa costumbre de abrirse a nuevas ramificaciones cada tres minutos hasta que nadie recuerda cómo llegaron allí en primer lugar. 🤦🏻
Finalmente llega EL OBJETIVO. ¿Por qué estamos teniendo esta conversación? ¿Qué decisión debemos tomar antes de que todos salgan de la sala? Ese objetivo se convierte en un faro. Cada vez que alguien empieza a divagar hacia otra historia, otra idea o otro problema, establecer el propósito de antemano funciona como un faro que les recuerda a todos dónde está la orilla. 🌊⛵️
Sí, tienes mil cosas diferentes de las que hablar.
Ahora bien, cada vez que explico este marco, alguien inevitablemente dice: "Pero tengo mil cosas que comentar". De acuerdo. Entonces, analicémoslas una por una. Estaba a punto de usar la famosa metáfora de cómo comerse un elefante, pero soy vegano, así que digamos simplemente que un bocado a la vez. Dediquemos quince o veinte minutos a cada tema , cerremos el tema adecuadamente y solo entonces pasemos al siguiente.
Sí, a menudo está fuera de tu control.
Sé lo que algunos de ustedes están pensando porque yo pensé exactamente lo mismo. "Esto suena genial, pero mis reuniones no funcionan así ". Especialmente cuando las dirige otra persona. Lo primero que cuestionaría es la idea de que todo tiene que cambiar de la noche a la mañana. ¡ Están pensando en términos absolutos! ❌
Algunas reuniones realmente merecen una o dos horas. ¡ Ese no es el punto! ⚠️ El punto es que si logras acortar solo unas pocas reuniones cada semana, recuperarás horas de tu vida y, quizás aún más importante, una enorme cantidad de energía mental.
Si eres empleado o dueño de un negocio, empieza por las reuniones que controlas: tus reuniones individuales, tus reuniones de equipo, tus encuentros informales. Una vez que te familiarices con la dinámica, notarás algo interesante: la gente empezará a seguir tu ejemplo de forma natural. De hecho, la manera más sencilla de cambiar la dinámica de una reunión es convertirte en el moderador, porque quien modera la conversación define su estructura. 💪
Ahora, años después, me he dado cuenta de que este marco conceptual tenía muy poco que ver con la productividad.
¡¡En realidad era un marco de comunicación!! 🤯💥
¿Sabías que la razón por la que tus reuniones son interminables es exactamente la misma por la que divagas cuando hablas en público?
Ese mismo principio es el que permite dar una presentación de cuarenta minutos sin divagar. Es lo que te ayuda a mantenerte dentro del tiempo previsto durante una conferencia magistral sin sentirte limitado. Es lo que te permite improvisar sin desviarte del tema constantemente.
Cuando tu cerebro ya conoce el tema, el tiempo disponible, el camino y el destino, ya no tiene que gastar energía decidiendo adónde ir después . Esa energía queda disponible para algo mucho más importante: escuchar, conectar, adaptarse a la audiencia y disfrutar de la conversación.
Irónicamente, la estructura no es lo opuesto a la espontaneidad. La estructura es lo que hace posible la espontaneidad.
Quizás esa sea la verdadera solución a las reuniones interminables: no aprender a hablar menos, sino aprender a liderar las conversaciones . Porque mientras sigamos buscando complacer a los demás, dudemos en alzar la voz cuando sea necesario proponer una idea, o nos sintamos incómodos al reconducir la conversación, las reuniones interminables seguirán siendo una epidemia. Y lo mismo ocurrirá con los discursos interminables.
Porque el mismo cerebro que no puede dirigir una reunión rara vez sabe cómo dirigir una audiencia. 🙌
¡Ahora es tu turno! ¡Actúa!
De todas las reuniones que tienes esta semana, ¿cuáles vas a reducir a 15/20 minutos y seguir el esquema establecido?
¡Antes de juzgar, pruébalo durante una semana completa! ¡ Tengo muchas ganas de leer cómo te va!
Con curiosidad y tiempo libre, Silvina.
Si quieres desarrollarte en Oratoria, Comunicación y Liderazgo contáctame, estaré encantada de guiarte: info@silvinahood.com
